Các Tips Để Tổ Chức Một Kho Hàng Hiệu Quả Hơn

Sự phát triển chưa từng có của thương mại điện tử trong những năm vừa qua đã giúp các doanh nghiệp bán hàng nhiều hơn và dễ dàng hơn, đồng nghĩa với việc họ phải mở rộng thêm kho hàng. Không gian kho hàng trung bình đã tăng lên một cách đáng kể. Tại Mỹ, theo dự đoán các doanh nghiệp Hoa Kỳ sẽ cần thêm 330 triệu feet vuông cho không gian kho hàng bổ sung vào năm 2025.

Nhưng vấn đề không phải chỉ dừng lại ở không gian. Với lượng hàng tồn kho và không gian kho ngày càng tăng lên, các doanh nghiệp sẽ cần cải thiện cách thức vận hành kho của mình cho hiệu quả. Dưới đây là một số gợi ý của chúng tôi về cách bạn có thể cải thiện kho hàng của mình, bao gồm các tips nhỏ đến việc cập nhật lại một cấu trúc kho hiệu quả và tiết kiệm lên đến 90% không gian.

Ba lí do bạn nên đầu tư vào tổ chức kho hàng

Các nhà nghiên cứu đã xác nhận tồn tại mối tương quan giữa sức khỏe thể chất, tinh thần với môi trường sống, môi trường làm việc của chúng ta. Một số nghiên cứu điển hình cho thấy các vấn đề trong việc tổ chức kho có ảnh hưởng lớn đến sự hài lòng của nhân viên, năng suất lao động và cả doanh thu.

1. Lý do 1: Tăng sự hài lòng của nhân viên

Tổ chức kho hiệu quả hơn sẽ cải thiện sự an toàn và động lực của nhân viên, giảm tỷ lệ thôi việc và tăng cơ hội thu hút những nhân tài.

Một đánh giá được công bố bởi Tổ chức Y tế Công cộng Anh (Public Health England) cho thấy một môi trường làm việc vô tổ chức sẽ cản trở sự sáng tạo và có thể dẫn đến sự không hài lòng trong công việc của nhân viên. Một nghiên cứu tương tự cũng cho thấy rằng việc cải thiện môi trường làm việc vật chất cho nhân viên có thể phản ánh thương hiệu nhà tuyển dụng của doanh nghiệp. Bên cạnh việc tạo động lực cho nhân viên, các nhà kho được tổ chức hiệu quả cũng sẽ an toàn hơn vì chúng giảm nguy cơ chấn thương tại nơi làm việc.

2. Cải thiện năng suất lao động

Viện Khoa học thần kinh tại Đại học Princeton đã tiến hành một nghiên cứu để chứng minh sự bừa bộn ảnh hưởng như thế nào đến khả năng tập trung và xử lý thông tin. Nghiên cứu chỉ ra rằng sự bừa bộn khiến não bộ bị quá tải với các kích thích và khiến bạn bị phân tán sự chú ý khỏi nhiệm vụ đang làm. Một nghiên cứu khác được thực hiện bởi Viện Sức khỏe Tâm thần Quốc gia đã sử dụng hình ảnh chụp cộng hưởng từ (MRI) để kiểm tra tác động của sự bừa bộn tới chức năng não bộ. Nó chỉ ra rằng không gian làm việc bừa bộn, vô tổ chức có thể ảnh hưởng đến khả năng phản ứng của não bộ và cản trở hoạt động của nó: mọi người dễ mắc sai lầm hơn, trở nên chậm chạp và dễ mệt mỏi hơn - tất cả những điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của công nhân và từ đó ảnh hưởng đến doanh thu.

3. Tăng doanh thu

Việc sắp xếp kho hàng không hiệu quả, lộn xộn ảnh hưởng tới cả sự hài lòng của nhân viên và năng suất lao động của họ, cả hai điều này đều ảnh hưởng đến doanh thu của danh nghiệp. Mặc dù các giải pháp tổ chức kho hàng có thể cần nhiều nỗ lực và đầu tư để thực hiện nhưng chúng có thể bù đắp lại nhiều hơn, bằng cách khắc phục những rò rỉ doanh thu được liệt kê ở trên và tăng hiệu quả sản xuất, vận hành.

Cách tổ chức kho hàng hiệu quả

Khi bạn đã xác định được những lý do để cải thiện kho hàng của mình cho hợp lý hơn thì đây là lúc để hành động. Để bắt đầu, bạn cần xác định tình trạng cụ thể hiện tại: hãy nghiên cứu các mặt sàn theo chiều dọc và chiều ngang.

1. Lập kế hoạch sử dụng không gian

Hãy đánh giá không gian bạn có với không gian bạn cần dành cho các công việc. Có phải do không gian hạn chế nên đồ đạc bạn phải xếp lộn xộn? Có đồ vật hoặc công việc nào bắt buộc phải chiếm một không gian nhất định không được thay đổi không? Có sự hạn chế nhất định không? Ngoài ra, hãy xem xét cách di chuyển giữa các phòng, các khu vực trong không gian của bạn, bao gồm hành lang và tất cả các ngóc ngách. Bạn cần hướng dẫn các nhân viên và hàng hóa cách di chuyển qua các bộ phận, các phòng một cách liền mạch, vì vậy hãy cố gắng xác định mọi chướng ngại vật có thể gây cản trở đối với quá trình di chuyển của con người hoặc hàng hoá, hoặc cải thiện đường đi nhằm giảm va chạm.

2. Quan sát kho của bạn theo cả chiều cao và chiều rộng

Để tối đa hoá hiệu quả việc sử dụng các không gian có sẵn, bạn hãy quan sát kho hàng của bạn theo cả chiều cao và chiều rộng và trả lời những câu hỏi như:

Bạn có thấy bất kỳ góc chết hoặc khe trống nào không?
Các kệ của bạn có đủ rộng và cao để chứa các mặt hàng mà không có quá nhiều khoảng trống thừa không?
Kệ của bạn có cao đến trần nhà không hay chỉ cao giữa chừng, không gian bên trên kệ bị lãng phí?
Nếu bạn sắp xếp hết các kệ của mình cho cao đến trần để tối ưu không gian, nhân viên của bạn sẽ cần loại hỗ trợ nào để xử lý được các kệ hàng ở trên cùng?
Những loại hàng hoá nào có thể lưu trữ tại đó (trọng lượng tối đa)?

3. Hỏi nhân viên của bạn

Nhân viên của bạn chính là những người làm việc trực tiếp với kho hàng hằng ngày, do đó họ là nguồn thông tin chuyên sâu nhất về tối ưu hoá kho hàng. Bạn hãy hỏi họ về những điểm cần cải thiện ở kho hàng, những điểm họ cảm thấy không hài lòng hoặc không phù hợp, cũng như chia sẻ những ý tưởng cải thiện mới của họ.

4. Tham quan các kho hàng khác

Học hỏi từ các đồng nghiệp và đối thủ cạnh tranh là một cách học hỏi rất hiệu quả. Tham quan các kho hàng khác sẽ cho bạn học hỏi từ các công nghệ tổ chức kho hàng tiên tiến nhất đến các tips để quản lý kho hiệu quả hơn, từ đó cho bạn vô số ý tưởng và nguồn cảm hứng.

5. Tham khảo các chuyên gia

Các chuyên gia về kho hàng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí và thời gian (so với việc bạn phải tự tìm tòi và học hỏi từ nhiều nguồn khác nhau). Modula đã dẫn đầu toàn thế giới trong việc phát triển các giải pháp kho hàng hiệu quả và sáng tạo. Các chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp và hướng dẫn các giải pháp thích hợp với các nhu cầu lưu trữ của bạn, phù hợp với quy mô, tính chất và cách vận hành của doanh nghiệp.

Các tips để tổ chức kho hàng hiệu quả hơn

1. Phân loại theo Container

Thay vì trưng bày tất cả hàng hoá ra hoặc trưng bày hàng hoá theo ngày, việc này nhằm xác định và truy xuất nhanh chóng các loại sản phẩm bằng cách quét nhanh bằng mã 1D hoặc 2D. Bạn hãy sắp xếp các sản phẩm tồn kho vào trong hộp hoặc thùng có kích thước hoặc vật liệu phù hợp. Hãy chú ý xem xét các nguy cơ ẩm ướt, mốc, chảy nước

Xem thêm: Các loại đầu đọc code cầm tay của Mars Tohken phù hợp với các ứng dụng công nghiệp, nhà kho

2. Xây dựng hệ thống ghi nhãn chi tiết

Một hệ thống nhãn chi tiết và dễ sủ dụng sẽ giúp bạn dễ dàng truy xuất thông tin ngay lập tức và các mặt hàng. Nhãn thường bao gồm tên mặt hàng, số lượng và ngày hết hạn (nếu có) trên mỗi hộp hoặc thùng chứa. Bạn cũng có thể sử dụng mã vạch để theo dõi các hàng hoá được lưu trữ

3. Hãy sử dụng kệ

Thay vì đặt hàng hoá la liệt dưới đất hoặc chồng lên nhau, hãy đặt các sản phẩm của bạn và các đồ vật thường xuyên được sử dụng lên kệ. Khi đó các sản phẩm hoặc vật tư sẽ nằm trong tầm với, dễ dàng lấy được mà không cần người sử dụng phải cúi người hay dùng thang. Trong quá trình xếp lên kệ, các mặt hàng thường được sử dụng nên được đặt trong các giá ngang tầm với hoặc dễ dàng tiếp cận nhằm thuận lợi cho người sử dụng, cũng như đẩy các mặt hàng ít sử dụng lên các tầng cao hơn hoặc lùi xa hơn trong sơ đồ kệ của bạn.

4. Sử dụng các biển chỉ dẫn, định hướng và cảnh báo an toàn cho nhân viên

Khu vực nhà kho là khu vực chứa nhiều đồ vật, gây chắn tầm nhìn, ẩn chứa nhiều mối nguy hiểm cho nhân viên như: sàn nhà trơn trượt, khó tìm lối thoát hiểm trong trường hợp khẩn cấp, dễ đi lạc trong kho,…

Bạn có thể đặt các biển chỉ dẫn bằng giấy hoặc biển chỉ dẫn điện tử để chỉ đường, giúp nhân viên của bạn dễ dàng tìm đường và định hướng đường đi dễ dàng hơn. Ngoài ra, hãy sử dụng các biển cảnh báo để chỉ ra những rủi ro, nguy hiểm tiềm ẩn như sàn nhà trơn trượt, cầu thang khó phát hiện hay lối đi đến lối thoát hiểm gần nhất. Việc đặt các biển chỉ dẫn, cảnh báo sẽ giúp nhân viên của bạn dễ dàng định hướng trong không gian rộng lớn di chuyển trong kho dễ dàng và cảnh giác với các mối nguy hiểm, giúp họ tiết kiệm thời gian khi di chuyển trong kho và an tâm hơn với môi trường làm việc của mình.

5. Sử dụng bản đồ

Hãy hình dung bạn mới bước vào một trung tâm thương mại rộng lớn, có rất nhiều cửa hàng khác nhau. Làm thế nào để nhanh chóng tìm được cửa hàng chứa món đồ mà bạn cần? Tất nhiên rồi, chúng ta thường sẽ tìm đến bản đồ trung tâm thương mại được đặt ở gần các cửa vào, thang máy và khu vực trung tâm. Sơ đồ sẽ giúp chúng ta xác định chính xác mình đang đứng ở đâu và vị trí của các cửa hàng, từ đó định hướng tốt hơn và nhanh chóng tìm được chính xác cửa hàng bạn đang tìm.

Điều này cũng hiệu quả đối với một nhà kho. Đặc biệt với những kho có kích thước lớn hoặc đường đi phức tạp, việc có một sơ đồ giúp các nhân viên dễ dàng xác định vị trí của họ, điều hướng và giảm tổn thất năng suất do nhân viên bị lạc, cực kỳ hữu ích nếu bạn thuê nhân viên thời vụ. Bạn có thể đặt chúng ở các lối vào, cửa sau hoặc gửi bản mềm cho nhân viên sử dụng trên thiết bị di động của họ.

6. Giúp nhân viên ghi nhớ “Tổ chức kho hàng là trách nhiệm của mọi người”

Kho hàng là tài sản chung của doanh nghiệp nên trong nhiều trường hợp, nhân viên có thể cảm thấy gìn giữ hay sắp xếp kho hàng không phải là nhiệm vụ của họ hoặc cho rằng người khác sẽ thực hiện công việc này thay mình. Hãy đảm bảo rằng mọi nhân viên của bạn đều nhận thức được việc kho hàng là tài sản chung và mọi người đều cần có trách nhiệm duy trì không gian chung ngăn nắp, hiệu quả. Bạn có thể tổ chức các khoá đào tạo thường xuyên cho nhân viên để nhắc về tầm quan trọng của việc tổ chức một kho hàng hợp lý. Làm nổi bật những lợi ích mà họ có thể nhận được như được làm việc trong một không gian an toàn hơn, một môi trường làm việc lành mạnh hơn, thuận tiện hơn và hiệu quả hơn cho chính họ và nhóm của họ.

7. Tổ chức kiểm toán kho thường xuyên

Bạn nên tổ chức kiểm toán kho hàng thường xuyên để đảm bảo các cải tiến có hiệu quả bền vững và liên tục tối ưu hoá không gian của bạn. Bạn có thể lên lịch kiểm toán tổ chức kho hàng tháng hoặc hàng quý. Xác định người phụ trách cho từng nhiệm vụ, hỏi các nhân viên, kiểm tra với bộ phận nhân sự (HR) về bất kỳ báo cáo sự cố nào và các dữ liệu khác để tổng hợp thành nguồn thông tin chi tiết nhằm hỗ trợ các cải tiến xa hơn nữa.

Để thấy được sự thay đổi thực sự đối với một kho hàng, bạn sẽ cần nghĩ xa hơn việc chỉ vẽ bản đồ và ghi nhãn lên hàng hoá. Một trong những trở ngại lớn nhất trong việc vận hành các kho hàng quy mô lớn là thời gian thực hiện thủ công rất lâu và thường xuyên xảy ra lỗi từ con người - hai điều mà tự động hoá kho hàng có thể giải quyết được. Một ví dụ rằng, hai giải pháp lưu trữ của Modula đã giúp các công ty như Audi, Biotec và Dessauult Falcon Jet cải thiện tổ chức kho hàng của họ với nhiều ưu điểm nổi bật như:

Loại bỏ nhu cầu sử dụng xe nâng hàng và máy cân bằng trọng lượng
Duy trì phạm vi nhiệt độ cụ thể của kho
Quản lý hơn 20.000 mục và giúp người dùng tìm đúng mục họ đang tìm chỉ sau một cú nhấp chuột.

8. Giải pháp lưu trữ hiệu quả - lưu trữ đứng

Kho thông minh đứng Modula Lift có thể tận dụng từng centimet chiều cao của nhà kho để tối ưu hoá việc sử dụng không gian. Modula Lift có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau để đáp ứng nhu cầu lưu trữ của bạn.

Các khay bên trong có sức chứa lên tới 990 kg giúp giữ cho tài liệu, hàng hóa hoặc phụ tùng của bạn an toàn, tránh bị hư hại hoặc trộm cắp và dễ dàng lấy được chỉ bằng một nút bấm. Bạn không cần phải đầu tư thêm bất kì một thiết bị đắt tiền nào khác và cũng không cần phải nỗ lực để tìm hàng, sắp xếp hàng do Modula Lift đã làm điều đó giúp bạn. Nhà kho của bạn cũng sẽ được giải phóng khỏi đống bìa, hộp và giấy tờ chất đống, giúp giảm nguy cơ mối mọt, mùi khó chịu và tốn diện tích.

Một thang máy có động cơ ở trung tâm của kho sẽ di chuyển các mặt hàng được chọn và giao chúng cho người vận hành trong khi nhà kho của bạn vẫn ngăn nắp và sạch sẽ. Đặc trưng nổi bật của một hệ thống nhà kho theo chiều đứng là chúng cho phép bạn tiết kiệm tới 90% diện tích sàn nhà kho của mình. Nói cách khác: sử dụng kho thông minh theo chiều đứng giúp bạn tiết kiệm không gian và tăng công suất hiện tại của mình.

Xem thêm: Kho thông minh Modula Lift - Giải pháp lưu trữ thông minh theo chiều đứng

9. Giải pháp lưu trữ ngang

Modula Horizontal Carousel là một giải pháp thích hợp cho các khu vực sản xuất và phân phối khi chiều cao trần không đủ cho các giải pháp lưu trữ theo chiều dọc. Được thiết kế cực kỳ tiện dụng, Modula Horizontal Carousel có thể được sử dụng ở những khu vực có vấn đề về kiến trúc và hình học phức tạp (nhà bị méo, …)

Nó hoạt động trên cơ chế quay ngang: khi người vận hành “gọi” một mặt hàng cụ thể, băng chuyền sẽ định vị và xoay mặt hàng đó từ giá lên trên bề mặt. Băng chuyền ngang có thể được sắp xếp theo nhóm tối đa bốn sản phẩm; khi người điều hành chọn các vật phẩm từ một trong số chúng, những vật phẩm khác sẽ di chuyển và chuẩn bị loạt vật phẩm tiếp theo, cho phép rút tối đa 550 vật phẩm mỗi giờ mỗi trạm.

Các giải pháp kho hàng tự động được hoàn thiện với Giải pháp phần mềm kho hàng hoạt động theo thời gian thực và đi kèm với giao diện PC thân thiện với người dùng. Quy trình xử lý kho hàng sẽ trở nên nhanh chóng, dễ dàng và thậm chí thú vị, vì lợi ích của khách hàng, nhân viên và chủ doanh nghiệp!

Xem thêm: Kho thông minh Modula Horizontal Carousel - giải pháp lưu trữ chiều ngang

Tổng kết

Các tips trên chỉ là những gợi ý nhỏ, áp dụng với doanh nghiệp quy mô nhỏ sẽ mang lại năng suất nhanh chóng. Tuy nhiên, nâng cấp hoàn toàn cấu trúc kho chẳng hạn như thay thế kho truyền thống bằng kho thông minh sẽ mang lại lợi ích lớn và lâu dài. Mặc dù tốn kém nhưng chúng bền vững và là giải pháp tối ưu, lâu dài cho nhu cầu tổ chức kho của bạn.

Xem thêm: Kho Thông Minh Modula Có Thể Giúp Bạn Giải Quyết 8 Sự Lãng Phí Này!