Kiểm kê hàng hoá trong ngành sản xuất không chỉ đơn thuần là việc xác định số lượng mặt hàng trong kho. Đây còn là nhiệm vụ quan trọng giúp làm rõ tình trạng tài sản của công ty bằng cách đếm chính xác nhiều loại mặt hàng như nguyên liệu thô, sản phẩm đang sản xuất và thành phẩm, đồng thời tính toán giá trị của các mặt hàng. 

Đặc biệt, trong các nhà máy thì việc kiểm kê hàng hoá liên quan trực tiếp đến quản lý sản xuất và kiểm soát chi phí.  

Mục đích của việc kiểm kê hàng hoá trong kho

Mục đích của việc kiểm kê là: 

• Kiểm soát được lượng hàng hoá. 
• Xác định được các loại hàng hoá trong kho, ví dụ như hàng chưa bán được hoặc hàng không cần thiết và sắp xếp chúng một cách hiệu quả (biện pháp chống tồn đọng hàng tồn kho). 
• Ghi lại chính xác số lượng hàng hoá trong kho tại thời điểm đóng sổ và nắm bắt tổng quan tình hình tài chính của công ty (xác định số lượng hàng hoá trong kho cuối kỳ). 

Tần suất kiểm kê hàng hoá

Việc kiểm kê hàng hoá thường được tiến hành vào cuối kỳ kế toán, tùy thuộc vào ngành và loại hình kinh doanh, có thể được tiến hành hàng tháng, hàng quý hoặc nửa năm một lần. 

Trong ngành sản xuất, việc kiểm kê hàng hoá trong kho diễn ra thường xuyên hơn, nơi hàng hoá biến động mạnh và trong các nhà máy sản xuất thường có nhiều loại sản phẩm với số lượng nhỏ. 

Những khó khăn trong việc kiểm kê hàng hoá

Kiểm kê hàng hoá trong kho tại các nhà máy là nhiệm vụ thiết yếu để xác định mức tồn kho chính xác và làm rõ tình trạng tài sản của công ty. Tuy nhiên, tại các nhà máy xử lý nhiều loại mặt hàng khác nhau và có quy trình sản xuất phức tạp, công việc kiểm kê lại đặt ra nhiều thách thức. 

Các vấn đề như cách thức quản lý không rõ ràng, dữ liệu không nhất quán, mất nhiều thời gian để xử lý, gánh nặng cho con người và nguy cơ sai sót của con người có thể khiến công việc kiểm kê trở nên kém hiệu quả và ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động quản lý của công ty. 

Chúng ta sẽ đi sâu hơn để giải thích chi tiết những vấn đề này. 

Tiêu chuẩn quản lý hàng hoá không rõ ràng

Trong các nhà máy, nhiều loại phụ tùng và vật liệu khác nhau được lưu trữ trong kho và các cách thức quản lý đối với những loại sản phẩm này thường không rõ ràng. 

Nếu không có sự thống nhất về nơi lưu trữ, loại hàng hóa và số lượng sẽ lãng phí thời gian chỉ để tìm kiếm hàng hoá. Hơn nữa, việc không có nơi lưu trữ cố định sẽ làm tăng nguy cơ bị mất hoặc hư hỏng hàng. 

Dữ liệu hàng hoá trong kho và số lượng thực tế không khớp

Sự khác biệt giữa dữ liệu hàng hoá được ghi trên sổ sách và hàng hoá thực tế trong kho là vấn đề thường gặp ở nhiều nhà máy. 

Nguyên nhân chính gây ra sự khác biệt về dữ liệu là việc di chuyển và sử dụng hàng hoá không được báo cáo theo thời gian thực, hoặc lỗi ghi chép thủ công cũng có thể gây ra sự khác biệt dữ liệu.  

Công việc kiểm kê mất quá nhiều thời gian

Các nhà máy thường phải xử lý một lượng hàng hoá khổng lồ, vì vậy sẽ mất rất nhiều thời gian để kiểm tra tất cả các mặt hàng. Nhiệm vụ này trở nên phức tạp hơn đặc biệt là khi phải kiểm kê mà không dừng dây chuyền sản xuất. 

Hơn nữa, quá trình kiểm kê càng kéo dài thì càng có nhiều hoạt động sản xuất bị dừng lại trong thời gian đó, làm tăng nguy cơ chậm trễ giao hàng và các vấn đề khác. 

Vấn đề nhân sự trong công việc kiểm kê 

Việc kiểm kê hàng hoá đòi hỏi nhiều nhân lực nên rất khó thực hiện. Hơn nữa, khối lượng công việc nặng nề có thể làm giảm động lực làm việc của nhân viên. 

Hoặc khi công việc được thực hiện bởi nhân viên thiếu kinh nghiệm, khả năng xảy ra sai sót sẽ cao hơn. Ngoài ra, sự khác biệt trong cách ghi chép hàng hoá của nhiều người cũng có thể dẫn đến sự không nhất quán trong dữ liệu. 

Làm thế nào để quản lý hàng hoá hiệu quả hơn trong ngành sản xuất

Trong các ngành sản xuất, đặc biệt là tại nhà máy, việc giảm khối lượng công việc kiểm kê là một thách thức lớn. Nguyên nhân chính là do công việc kiểm kê thường phụ thuộc vào từng nhiệm vụ nhỏ, dễ phát sinh lỗi cần kiểm tra lại, và phải điều tra khi có chênh lệch giữa sổ sách và hàng hoá thực tế. 

Để khắc phục cần chuẩn hóa quy trình và liên tục cải thiện hoạt động, giúp việc kiểm kê đơn giản và suôn sẻ hơn. 

Sau đây là một số cách để việc kiểm kê hàng hoá của bạn được tốt hơn. 

Kiểm tra hàng hoá thường xuyên

Việc kiểm kê hàng hoá thường xuyên giúp cải thiện độ chính xác của việc quản lý hàng. Khi biết được sự biến động hàng hoá trong kho hàng ngày và tiến hành kiểm kê thực tế thường xuyên, bạn có thể giảm thiểu sự khác biệt giữa dữ liệu hàng trong kho và số lượng thực tế. 

Bạn cũng cần phải cân nhắc đến nhược điểm là việc tăng tần suất kiểm tra hàng hoá sẽ làm tăng khối lượng công việc và chi phí. Do đó, việc kiểm tra hàng trong kho ở tần suất phù hợp là chìa khóa để quản lý hàng hoá hiệu quả.  

Hoặc bạn nên chuyển việc kiểm kê hàng hoá thủ công sang việc sử dụng các phần mềm chuyên dụng như MC Lens – hỗ trợ cài đặt và sử dụng ngay trên điện thoại Android. Giải pháp này vừa giúp kiểm kê hàng hóa dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và công sức mỗi lần kiểm tra, vừa xuất ra kết quả kiểm kê logic, dễ lưu trữ, giúp bạn không phải mất thời gian kiểm kê hàng quá thường xuyên. 

Cách MC Lens hoạt động

Thêm hình ảnh sản phẩm vào danh sách hàng hoá của bạn

Bằng cách đưa hình ảnh sản phẩm vào bảng quản lý hàng hoá, việc xác nhận trực quan sẽ trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt hiệu quả trong môi trường có nhiều sản phẩm tương tự nhau. Điều này còn giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được các loại hàng hoá. 

Dán nhãn cho hàng hoá

Để nâng cao hiệu quả và độ chính xác của việc kiểm kê hàng hoá, có thể sử dụng cách đánh dấu các mặt hàng đã được xác nhận. Sử dụng nhãn dán, thẻ và danh sách kiểm tra có thể giúp ngăn ngừa việc đếm trùng và thất thoát hàng hoá. 

Dán nhãn cho hàng hoá đặc biệt hữu ích khi xử lý một lượng hàng lớn hoặc khi bạn cần tìm một vật phẩm. Bằng cách sử dụng nhãn dán để quản lý, ví dụ như sử dụng Hệ thống in nhãn tích hợp OCR – MC Label bạn in và dán nhãn cho sản phẩm ngay sau khi quét.

Cách MC Label hoạt động

Lên lịch công việc kiểm kê

Để cải thiện việc lập kế hoạch và hiệu quả của công việc kiểm kê, điều quan trọng là phải lập lịch trình trước và làm rõ cách thức tiến hành công việc. 

Lịch trình phải nêu rõ các chi tiết như ngày và giờ làm việc, người phụ trách và phạm vi xác nhận, đồng thời chia sẻ lịch trình này với tất cả các bên liên quan sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác suôn sẻ. 

Ngoài ra, bằng cách quyết định và công khai lịch trình thời gian và phân bổ nhân sự trước, bạn có thể thực hiện công việc trong ngày một cách hiệu quả và giảm thiểu các sai sót như thiếu xác nhận và kiểm tra trùng lặp. 

Quản lý lịch trình theo kế hoạch sẽ cải thiện độ chính xác và hiệu quả của toàn bộ quy trình kiểm kê. 

Những điểm chính cần nhớ khi kiểm kê hàng hoá

Bạn nên chú ý điều gì khi tiến hành kiểm kê? Sau đây là ba điểm cần lưu ý để đảm bảo kiểm kê chính xác và suôn sẻ. 

Xem lại sổ tay kiểm kê thường xuyên

Để việc kiểm kê được hiệu quả bạn nên thường xuyên xem xét và cải thiện sổ tay kiểm kê. 

Thường xuyên cập nhật thông tin bằng cách xem xét phản hồi từ thực tế và việc áp dụng các công nghệ mới, nhận thức được nhu cầu cải thiện qua từng năm. 

Điều quan trọng là phải thực hiện chu trình PDCA* và xác định các lĩnh vực cần cải thiện về quy trình và phương pháp thực hiện bằng cách phỏng vấn người lao động. 

Chu trình PDCA

*Chu trình PDCA là một phương pháp quản lý chất lượng liên tục bao gồm bốn bước:

• Plan (Lập kế hoạch)
• Do (Thực hiện)
• Check (Kiểm tra)
• Act (Điều chỉnh/Hành động)

Mục tiêu của PDCA là liên tục cải tiến quy trình, nâng cao hiệu suất và chất lượng.

Quản lý giờ làm việc hiệu quả

Quản lý tốt thời gian kiểm kê sẽ giúp công việc diễn ra nhanh hơn. Bằng cách ghi chép và phân tích thời gian làm việc, bạn có thể nhận ra điểm cần cải thiện và đặt mục tiêu hoàn thành rõ ràng. 

Ngoài ra, nếu công việc kiểm kê mất quá nhiều thời gian sẽ làm gián đoạn hoạt động hàng ngày, do đó cần phải phối hợp nhân sự, lên lịch trình trước và cố gắng hoàn thành công việc đúng hạn. 

Thông qua việc quản lý thời gian và các hoạt động cải tiến phù hợp, bạn có thể cải thiện hiệu quả và độ chính xác của công việc kiểm kê. 

Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Kiểm kê hàng hoá không chỉ là kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho mà còn là kiểm tra chất lượng sản phẩm. Các sản phẩm có vấn đề về chất lượng phải được quản lý riêng và xử lý phù hợp để tránh sản phẩm lỗi bị giao đi. 

Quản lý hàng hoá theo cả góc độ số lượng và chất lượng giúp duy trì chất lượng sản phẩm và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. 

Các công cụ hỗ trợ việc quản lý hàng hoá trong kho 

Khi triển khai một giải pháp, điều quan trọng là phải lựa chọn giải pháp được tối ưu hóa cho doanh nghiệp của bạn. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng cách lựa chọn. Tham khảo ý kiến  nhà cung cấp cũng có thể là một cách hiệu quả. 

Ở đây chúng tôi sẽ giới thiệu các công cụ có thể giúp hợp lý hóa công việc kiểm kê. 

Mã vạch 2D

Mã vạch có hai loại: một chiều (1D) và hai chiều (2D, ví dụ: Mã QR). 

Mã vạch 2D có thể lưu trữ thông tin theo cả chiều ngang và dọc, trong quản lý hàng hoá, mã vạch 2D giúp giảm lỗi nhập liệu thủ công, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và xử lý thông tin ngay lập tức. 

Các loại mã vạch 2D

Ưu điểm và nhược điểm của mã 2D 

RFID (thẻ IC)

RFID là viết tắt của "Radio Frequency Identification" (Nhận dạng tần số vô tuyến) và là công nghệ tự động nhận dạng thẻ IC bằng cách đọc chúng bằng đầu đọc chuyên dụng. Không giống như mã vạch, công nghệ này có thể đọc nhiều loại thông tin cùng một lúc và thậm chí có thể ghi lại dữ liệu tùy thuộc vào sản phẩm. 

Ưu và nhược điểm của RFID (thẻ IC) 

Hệ thống quản lý hàng hoá dựa trên điện thoại thông minh

Các ứng dụng quản lý hàng hoá trên điện thoại thông minh thường có chi phí thấp và hiệu quả tương đương giải pháp mã vạch và RFID. Việc quản lý hàng trong kho có thể được cập nhật theo thời gian thực bất kể vị trí và việc chia sẻ thông tin cũng dễ dàng hơn. 

Điều quan trọng là phải lựa chọn cẩn thận một ứng dụng phù hợp với nhu cầu của công ty bạn trước khi triển khai. Phương pháp này rất dễ triển khai, ngay cả với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với chi phí thấp. Bạn có thể tham khảo phần mềm MC Lens – với công nghệ đến từ Nhật bản, có thể đọc cả ký tự chữ và số (OCR), mã vạch (mã 1D, 2D), v.v. 

MC Lens có thể đọc được đa dạng các ký tự

Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống quản lý hàng hoá trên điện thoại thông minh:

Camera AI

Camera AI sẽ có thể tự động đếm hàng trong kho bằng công nghệ nhận dạng hình ảnh. Việc áp dụng AI  sẽ giúp hiểu rõ tình trạng hàng hoá theo thời gian thực, cải thiện độ chính xác việc dự báo nhu cầu và ngăn ngừa lỗi của con người. 

Mặt khác, cũng có những vấn đề liên quan đến môi trường, chẳng hạn như chi phí triển khai cao, điểm mù trong camera và công nhân tại chỗ cần có kỹ năng để vận hành hệ thống AI. 

Ưu và nhược điểm của camera AI:

Cảm biến trọng lượng

Quản lý hàng trong kho bằng cảm biến trọng lượng là phương pháp xác định số lượng hàng hoá bằng cách đo trọng lượng và định lượng. Tính năng này có hiệu quả trong việc quản lý các mặt hàng khó nắm bắt trực quan, chẳng hạn như bột và chất lỏng, cũng như số lượng lớn các hàng hoá với kích thước nhỏ, đồng thời cho phép bạn nắm được số lượng hàng theo thời gian thực, giúp ngăn ngừa tình trạng hết hàng. 

Phần mềm MC Lens

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng nhận dạng ký tự OCR và mã vạch dùng với thiết bị android – MC Lens. Vì bạn có thể sử dụng trực tiếp trên điện thoại làm thiết bị đầu cuối cầm tay, nên chi phí triển khai có thể thấp hơn so với các thiết bị kiểm tra truyền thống. 

Kết quả sau khi đọc OCR/mã vạch được lưu ở định dạng CSV và hình ảnh đã đọc được lưu trữ ở định dạng JPEG/PNG/WebP trong thư mục được chỉ định trên thiết bị Android và được lưu trữ trên FTP server. Vì dữ liệu không lưu trữ trên đám mây nên có thể truy cập và sử dụng ngay cả khi không có mạng hoặc mạng không ổn định 

Việc cải thiện hiệu quả quản lý hàng trong kho không chỉ giúp giảm chi phí mà còn giúp dự báo nhu cầu chính xác hơn, từ đó tăng lợi nhuận gộp. Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích những điểm chính để tinh giản và số hóa hàng hoá trong kho, cũng như cung cấp cho bạn các lời khuyên hữu ích.