Một trong những thách thức lớn của các doanh nghiệp sản xuất và thương mại là xử lý khối lượng lớn tài liệu giấy mỗi ngày, từ đơn đặt hàng, hóa đơn, đến phiếu kiểm tra sản xuất. Việc nhập liệu thủ công không chỉ tiêu tốn thời gian mà còn dễ phát sinh sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất cũng như chất lượng sản phẩm.

Giải pháp OCR “MC Lens” ra đời nhằm giải quyết triệt để các vấn đề này, giúp tự động hóa quy trình số hóa tài liệu, tiết kiệm nhân lực và tối ưu chi phí quản lý.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về giải pháp OCR MC Lens và cách thức ứng dụng OCR MC Lens để chuyển đổi số liệu, tự động hóa sản xuất và tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.

Những thách thức doanh nghiệp phải đối mặt khi xử lý tài liệu giấy

Trong hầu hết các doanh nghiệp sản xuất và thương mại hiện nay, các tài liệu giấy như đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, phiếu kiểm tra chất lượng… luôn là nguồn dữ liệu quan trọng cần được cập nhật và quản lý chính xác. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường phải đối mặt với các vấn đề sau trong quá trình nhập liệu từ nguồn dữ liệu khổng lồ này:

• Thời gian nhập liệu tốn kém: Nhân viên phải nhập thủ công từng mục dữ liệu như số đơn hàng, địa chỉ giao hàng, giá đơn vị từ các tài liệu giấy vào hệ thống quản lý, sau đó kiểm tra lại bằng mắt. Điều này không chỉ mất nhiều thời gian mà còn làm giảm hiệu suất làm việc.
• Sai sót do con người: Việc kiểm tra dữ liệu bằng mắt dễ mắc lỗi, đặc biệt khi khối lượng dữ liệu lớn, dẫn đến việc phải làm lại và gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
• Chi phí quản lý cao: Đầu tư vào hệ thống quản lý dữ liệu truyền thống hay hệ thống OCR lớn không phải lúc nào cũng khả thi với các doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế.
• Thiếu tích hợp với hệ thống EDI: Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa triển khai hệ thống EDI (Electronic Data Interchange) một cách hiệu quả, khiến việc số hóa thông tin từ tài liệu giấy trở nên phức tạp và không đồng bộ.

Những thách thức này đã tạo điều kiện cho sự ra đời của các giải pháp tự động hóa xử lý tài liệu, trong đó có OCR (Optical Character Recognition – Nhận diện ký tự).

Tổng quan về công nghệ OCR

OCR là gì?

OCR là viết tắt của Optical Character Recognition (Nhận dạng ký tự quang học). Đây là công nghệ cho phép chuyển đổi văn bản từ hình ảnh, tài liệu giấy (như sách, báo, hóa đơn) hoặc file PDF sang dạng văn bản kỹ thuật số mà máy tính có thể chỉnh sửa, tìm kiếm và xử lý được.

Cách OCR hoạt động

• Thu nhận hình ảnh: Quét tài liệu hoặc chụp ảnh bằng camera.
• Tiền xử lý: Làm rõ hình ảnh, loại bỏ nhiễu, căn chỉnh góc.
• Nhận dạng ký tự: Sử dụng thuật toán AI hoặc machine learning để xác định chữ cái, số, ký tự.
• Chuyển đổi thành văn bản: Xuất ra dạng text (như .doc, .txt) để sử dụng

Ứng dụng phổ biến của OCR trong công nghiệp

• Số hóa tài liệu lưu trữ (scan thông tin thành file text).
• Tự động hóa nhập liệu (đọc mã vạch, hóa đơn, phiếu mua hàng, …).
• Nhận dạng số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng: Tự động trích xuất thông tin từ nhãn sản phẩm.
• Kiểm tra thông tin: Tự động đọc thông tin in trên linh kiện, phụ tùng để đảm bảo chính xác trong lắp ráp, …

Công nghệ này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng hiệu quả trong quản lý dữ liệu.

Giới thiệu về giải pháp OCR “MC Lens”

MC Lens là gì?

MC Lens là hệ thống OCR hiệu suất cao giúp doanh nghiệp tự động số hóa tài liệu giấy một cách chính xác và tiết kiệm chi phí. Bạn chỉ cần đặt hình ảnh cần trích xuất vào vị trí, hệ thống MC Lens sẽ tự động nhận diện và xuất file CSV.

Điểm đặc biệt của MC Lens là khả năng tích hợp liền mạch vào quy trình hiện có của doanh nghiệp mà không cần thay đổi hệ thống, tạo nên quy trình tự động hóa hoàn toàn mà vẫn tiết kiệm chi phí.

Tích hợp liền mạch, tự động hoá hoàn toàn

MC Lens Server vận hành như thế nào?

Quy trình vận hành của hệ thống MC Lens Server được thiết kế đơn giản nhưng hiệu quả, bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Quét tài liệu giấy và lưu hình ảnh vào thư mục “Request” trên máy chủ.
• Bước 2: Hệ thống giám sát thư mục “Request” và tự động thực hiện quá trình OCR.
• Bước 3: Dữ liệu nhận diện được xuất ra file CSV và lưu vào thư mục “Result"
• Bước 4: Hình ảnh gốc và file đã xử lý được lưu trữ trong thư mục “Storage” để tiện theo dõi và đối chiếu dữ liệu.
• Bước 5: Tích hợp file CSV với hệ thống quản lý nội bộ giúp tự động cập nhật dữ liệu và đối chiếu, giảm thiểu tối đa sai sót do nhập liệu thủ công.

5 Tính năng nổi bật của MC Lens

1. Tự động nhận diện và chuyển đổi dữ liệu

Khi lưu file hình ảnh tài liệu vào thư mục “Request” trên máy chủ, hệ thống sẽ tự động quét và nhận diện dữ liệu dựa trên các quy tắc đã được cài đặt trước.

2. Xuất dữ liệu ra file CSV

Dữ liệu nhận diện được sẽ được xuất ra file CSV và lưu vào thư mục “Result”, giúp dễ dàng tích hợp vào hệ thống quản lý nội bộ hoặc các phần mềm xử lý dữ liệu như Excel.
Từ những tệp CSV này, việc đối chiếu tự động và cập nhật cơ sở dữ liệu có thể thực hiện nhanh chóng. 

3. Lưu trữ và quản lý hình ảnh

MC Lens Server lưu trữ file gốc và file đã xử lý dưới dạng JPG trong thư mục “Storage”, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và kiểm tra sau này.

4. Chức năng thiết lập khung nhận diện (Frame Setting)

Người dùng có thể dễ dàng chỉ định khu vực cần nhận diện trên từng loại tài liệu bằng thao tác chuột, giúp tăng độ chính xác khi trích xuất dữ liệu từ các mẫu biểu khác nhau. Chức năng này cho phép người dùng:

• Định vị khu vực cần nhận diện: Dễ dàng cài đặt vùng quét chỉ bằng thao tác chuột trên giao diện, phù hợp với nhiều mẫu tài liệu khác nhau.
• Trích xuất đa thông tin: Từ một tờ tài liệu, hệ thống có thể lấy ra nhiều thông tin cần thiết như số đơn hàng, địa chỉ giao hàng, giá trị đơn vị… điều này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp xử lý đa dạng chứng từ.
• Tăng độ chính xác: Một khi thiết lập khung nhận diện hoàn tất, hệ thống sẽ tự động nhận diện chính xác dữ liệu từ các tài liệu có cùng định dạng với độ chính xác cao, giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

5. Tích hợp với hệ thống quản lý nội bộ và EDI

Một trong những ưu điểm lớn của MC Lens Server chính là khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống quản lý nội bộ hiện có.

Dữ liệu số hóa được xuất ra dưới dạng file CSV có thể được nhập tự động vào các hệ thống ERP, EDI, hay Excel để đối chiếu và cập nhật dữ liệu. Điều này giúp đảm bảo tính đồng bộ của dữ liệu giữa các hệ thống và dễ dàng kiểm soát dữ liệu theo thời gian thực.

Tại sao nên triển khai MC Lens vào quá trình sản xuất?

Tối ưu hoá quy trình kiểm tra trong sản xuất

Trong môi trường sản xuất, MC Lens hỗ trợ:

• Nâng cao hiệu suất kiểm tra: Giảm thời gian soát lại dữ liệu bằng mắt.
• Đối chiếu dữ liệu chính xác: Dữ liệu số hóa được sử dụng để tự động đối chiếu với dữ liệu gốc, từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót.
• Nâng cao tỷ lệ sản phẩm đạt chuẩn: Qua việc giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm tra, doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng sản phẩm và nâng cao tỷ lệ sản phẩm đạt chuẩn.

MC Lens đọc được nhiều loại thông tin trong môi trường sản xuất

Nâng cao hiệu suất làm việc

Nhân viên không cần phải thao tác nhập liệu thủ công, từ đó tập trung vào các công việc có giá trị cao như phân tích dữ liệu, tối ưu hoá quy trình hay cải tiến chất lượng sản phẩm.

Quá trình nhận diện và chuyển đổi dữ liệu cũng được thực hiện liên tục, giúp doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin kịp thời và chính xác, đáp ứng nhanh chóng với các biến động của thị trường.

Tiết kiệm nhân lực và giảm chi phí quản lý

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt trên thị trường, việc giảm chi phí quản lý và vận hành là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Việc giảm bớt công đoạn nhập liệu thủ công chính là tiết kiệm thời gian và giảm bớt nhu cầu về nhân lực. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực và đầu tư vào các mảng khác có giá trị chiến lược hơn.

Giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác

Với công nghệ OCR tiên tiến, MC Lens đảm bảo độ chính xác cao trong việc nhận diện ký tự. Nhờ vậy, nguy cơ sai sót do con người nhập liệu được giảm thiểu tối đa.

Chức năng Poka-Yoke được tích hợp giúp ngăn ngừa lỗi phát sinh từ quá trình nhập liệu, qua đó đảm bảo dữ liệu số hóa luôn chính xác và đáng tin cậy.

Dữ liệu số hoá dễ sử dụng và tích hợp

File CSV được xuất ra từ MC Lens Server có thể dễ dàng nhập vào Excel hoặc tích hợp với các hệ thống quản lý hiện có.

Việc chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là thay đổi hình thức lưu trữ dữ liệu mà còn là bước đột phá trong cách thức vận hành doanh nghiệp. Ứng dụng OCR MC Lens là một bước đi chiến lược trong quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp:

• Tiếp cận công nghệ tiên tiến: Áp dụng công nghệ OCR hiện đại để xử lý thông tin, từ đó nâng cao chất lượng dữ liệu và khả năng ra quyết định.
• Tăng cường bảo mật và kiểm soát: Dữ liệu số hóa dễ dàng được mã hóa và lưu trữ an toàn, giảm thiểu nguy cơ mất mát thông tin.
• Cải thiện khả năng mở rộng: Hệ thống dễ dàng tích hợp với các công nghệ mới, đáp ứng nhu cầu phát triển và mở rộng của doanh nghiệp trong tương lai.
• Đáp ứng các tiêu chuẩn quản lý: Hỗ trợ doanh nghiệp đạt được tiêu chuẩn ISO về truy xuất và lưu trữ dữ liệu.

Chi phí thấp, dễ dàng triển khai

Một trong những ưu điểm nổi bật của MC Lens Server là chi phí đầu tư thấp so với các hệ thống OCR truyền thống. Doanh nghiệp không cần thay đổi hệ thống hiện có mà chỉ cần tích hợp giải pháp vào quy trình làm việc, qua đó giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và thời gian triển khai.

Có thể sử dụng các thiết bị và hệ thống sẵn có

Ứng dụng MC Lens trong các ngành nghề

Ngành ô tô và linh kiện ô tô

Trong ngành ô tô, các nhà sản xuất và phân phối linh kiện ô tô thường phải đối mặt với khối lượng lớn đơn đặt hàng, hóa đơn và chứng từ kiểm tra chất lượng. Ứng dụng MC Lens giúp:

• Nhận diện thông tin đặt hàng và kiểm tra chất lượng: Hệ thống nhận diện các thông tin cụ thể như số đơn hàng, mã sản phẩm, số seri, thông số kỹ thuật và kết quả kiểm tra.
• Đảm bảo kiểm tra chất lượng: Số hóa phiếu kiểm tra giúp đối chiếu dữ liệu tự động, từ đó cải thiện độ chính xác và giảm sai sót.
• Tích hợp dễ dàng: Dữ liệu chuyển đổi từ phiếu giấy sang hệ thống ERP/EDI giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối.

Ngành điện tử, bán dẫn và công nghệ cao

Các doanh nghiệp trong ngành điện tử và bán dẫn thường yêu cầu quy trình kiểm tra chất lượng và giám sát sản xuất rất nghiêm ngặt. Việc áp dụng MC Lens giúp:

• Giám sát chất lượng: Số hóa phiếu kiểm tra sản xuất, đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời và chính xác.
• Tích hợp với hệ thống tự động: Dữ liệu từ file CSV được chuyển đổi và đối chiếu tự động với hệ thống kiểm soát chất lượng hiện có.
• Tối ưu chi phí: Giảm bớt công đoạn nhập liệu thủ công, từ đó tiết kiệm nhân lực và chi phí vận hành.

Ngành vận tải, logistics và kho bãi

Trong lĩnh vực vận tải và logistics, việc quản lý chứng từ như phiếu giao nhận, đơn hàng và hóa đơn là vô cùng quan trọng. Các giải pháp OCR như MC Lens giúp doanh nghiệp:

• Tự động số hóa chứng từ vận chuyển: nhận diện các thông tin như số vận đơn, mã hàng, số lượng và thời gian giao nhận, chuyển thành file CSV.
• Hỗ trợ quản lý kho và giao nhận: Dữ liệu được xuất ra file CSV giúp các hệ thống quản lý kho (WMS) và hệ thống theo dõi vận tải tự động cập nhật thông tin tồn kho và trạng thái đơn hàng. Qua đó, giúp giám sát luồng hàng hóa, tối ưu hóa quy trình giao nhận và giảm thiểu sai sót trong việc đối chiếu dữ liệu.
• Tối ưu hóa hoạt động hậu cần: Khi thông tin được xử lý nhanh chóng và chính xác, các nhà quản lý có thể dự báo nhu cầu, sắp xếp và phân phối hàng hóa một cách khoa học, từ đó giảm thiểu thời gian lưu kho và chi phí vận hành.

Ngành thực phẩm và đồ uống

Đối với các doanh nghiệp trong ngành thực phẩm và đồ uống, việc quản lý chứng từ kiểm tra chất lượng và đơn hàng là rất quan trọng. MC Lens mang lại các lợi ích:

• Số hóa phiếu kiểm tra chất lượng và đăng ký nhập kho: Các thông tin như ngày sản xuất, số lô, kết quả kiểm tra và thông số an toàn được số hóa chính xác, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và lưu trữ.
• Truy xuất nguồn gốc sản phẩm: Việc lưu trữ dữ liệu số hóa cho phép doanh nghiệp dễ dàng truy xuất nguồn gốc của từng lô hàng, từ đó kiểm soát chất lượng sản phẩm từ khâu sản xuất đến phân phối. Đây là yếu tố quan trọng trong việc xử lý các sự cố liên quan đến an toàn thực phẩm.

Ngành y tế và chăm sóc sức khoẻ

Trong các bệnh viện, cơ sở y tế, viện dưỡng lão, việc quản lý hồ sơ bệnh án, đơn thuốc và các phiếu kiểm tra y tế luôn đòi hỏi độ chính xác cao. Việc nhập liệu thủ công từ các phiếu mờ, giấy tờ y khoa có thể dẫn đến sai sót nghiêm trọng. MC Lens giúp tự động hóa quá trình số hóa các tài liệu y tế, từ đó:

• Số hóa hồ sơ bệnh án và phiếu xét nghiệm: Tự động chuyển đổi các tài liệu y khoa như hồ sơ bệnh án, phiếu xét nghiệm, báo cáo chẩn đoán và các biểu mẫu y tế thành dữ liệu số, đảm bảo thông tin bệnh nhân được lưu trữ một cách chính xác và nhanh chóng.
• Tiết kiệm thời gian: Giúp nhân viên y tế tập trung vào chăm sóc bệnh nhân thay vì phải nhập liệu thủ công. Ngoài ra giải pháp này còn giúp giảm thời gian tra cứu bệnh án và tránh nguy cơ sai sót trong kê đơn.
• Tích hợp hệ thống: Dữ liệu số hóa có thể được nhập vào hệ thống HIS (Hospital Information System) hoặc EMR (Electronic Medical Record) để tạo nên một cơ sở dữ liệu y tế đầy đủ và cập nhật liên tục. Điều này không chỉ hỗ trợ công tác chăm sóc bệnh nhân mà còn giúp bác sĩ truy xuất thông tin một cách nhanh chóng trong trường hợp khẩn cấp.

Ngành bán lẻ và phân phối

Trong ngành bán lẻ và phân phối, việc quản lý hóa đơn, chứng từ đơn hàng và kiểm soát kho là vô cùng quan trọng. Ứng dụng MC Lens giúp:

• Tự động chuyển đổi hóa đơn và phiếu bán hàng: MC Lens nhận diện thông tin từ các hóa đơn, phiếu bán hàng, và chứng từ nhập kho, chuyển đổi chúng thành dữ liệu số dưới dạng file CSV. Dữ liệu này được cập nhật trực tiếp vào hệ thống quản lý bán lẻ, giúp theo dõi doanh số, tồn kho và lịch sử giao dịch một cách chính xác.
• Nâng cao hiệu quả quản lý kho: Dữ liệu được cập nhật kịp thời giúp việc quản lý tồn kho trở nên chính xác và minh bạch.
• Hỗ trợ phân tích và dự báo kinh doanh: Khi dữ liệu bán hàng được số hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện phân tích, dự báo xu hướng tiêu thụ và đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp. Điều này giúp tối ưu hóa tồn kho, cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Những lưu ý khi triển khai và ứng dụng MC Lens trong sản xuất

Đánh giá nhu cầu và môi trường làm việc

Trước khi triển khai MC Lens, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng khối lượng và tính chất của các tài liệu giấy hiện có. Việc xác định rõ ràng các mẫu tài liệu, định dạng và thông tin cần trích xuất sẽ giúp cấu hình hệ thống một cách tối ưu, đảm bảo quá trình nhận diện được thực hiện chính xác từ lần đầu tiên.

Cài đặt và tuỳ chỉnh quy tắc OCR

Hệ thống MC Lens cho phép tùy chỉnh quy tắc nhận diện ký tự phù hợp với từng loại tài liệu. Doanh nghiệp cần:

• Xác định vùng nhận diện: Thiết lập các khung nhận diện trên từng mẫu tài liệu (thông qua thao tác chuột dễ dàng).
• Cấu hình quy tắc chuyển đổi dữ liệu: Đảm bảo rằng các thông tin quan trọng như số đơn hàng, địa chỉ, giá trị đơn vị… được nhận diện và chuyển đổi chính xác.
• Kiểm tra và hiệu chỉnh: Thực hiện kiểm tra định kỳ và điều chỉnh cấu hình nếu cần thiết để đạt được hiệu quả tối ưu.

Tích hợp hệ thống và đào tạo nhân viên

Một khi hệ thống đã được triển khai, việc tích hợp file CSV xuất ra vào hệ thống quản lý nội bộ là bước quan trọng để đảm bảo tính liên tục của quy trình làm việc. Đồng thời, doanh nghiệp cần:

• Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống: Giúp nhân viên nắm bắt quy trình vận hành và cách xử lý tình huống khi có sự cố.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Định kỳ theo dõi kết quả hoạt động của hệ thống và so sánh với quy trình nhập liệu thủ công để xác định những điểm cần cải tiến.

Xem thêm: Thông số sản phẩm MC Lens.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý dữ liệu từ các tài liệu giấy, hay đang lo ngại về sai sót khi nhập liệu thủ công, thì giải pháp MC Lens chính là lựa chọn tối ưu để bắt đầu hành trình tự động hóa sản xuất với chi phí thấp và hiệu suất cao.

Temas là nhà phân phối chính thức của Mars Tohken (Nhật Bản), cung cấp giải pháp MC Lens chính hãng và toàn diện, bao gồm cả dịch vụ tư vấn, dùng thử và hỗ trợ sau mua với giải pháp MC Lens. Liên hệ chúng tôi để được dùng thử giải pháp MC Lens ngay hôm nay.